מנהלים חשיבה

למי להאציל את הסמכות  

 בזמן האחרון אנ י "טובעת" בעבודה. אז חזרתי לכמה עצות שאני נותנת לעצמי ולאחרים  בסדרת טיפים שכתבתי והחלטתי לשתף גם אתכם .

אחד התחומים שאנשים רבים מתקשים בהם אולם כשהם עושים זאת חייהם משתנים, הוא האצלת סמכויות.

בשנה האחרונה כשמצאתי את עצמי עם ריבוי משימות יוצא דופן, החלטתי שאני צריכה לעשות סדר בהאצלת הסמכויות שלי. על הפעולות הפשוטות שקשורות בניהול הפיזי של הבית והמשרד  כבר ויתרתי מזמן, עכשיו הגיע תורן של פעולות שאותן אני תופסת כליבת העשייה שלי: שיחות ופגישות עם לקוחות, הקמת אתר חדש וטיפול באתרים, הכנת ההרצאות והסדנאות, מצגות ודוחות ויותר מכך ההנחיה היעוץ  פיתוח התהליכים והכתיבה עצמה – את מה מכל אלה אני מוכנה להעביר לאחרים? אודה על האמת ברגע הראשון לא הייתי מוכנה לותר אף לא על אחד מהם. מצאתי את עצמי מתמודדת עם עצמי ועם היכולת שלי לשחרר.

    האצלת סמכויות היא תהליך לא פשוט. למרות שאנו מודעים להקלה שתבוא אחר כך, לזמן שיתפנה שיאפשר לנו להתמקד באפקטיביות רבה יותר בדברים שנשאיר בסמכותנו….אנחנו מתקשים לעשות זאת.  העניין הוא שאנחנו צריכים לעבור תהליך של ויתור ופרידה כאשר אנחנו נותנים לאחרים לעשות דברים שאנו נוהגים לעשות. ויתור יכול להיות על כוח על שליטה או על שלמות. פרידה יכולה להיות לעיתים ממשהו שאנחנו דווקא נהנים מעשייתו למרות שהוא מגביל אותנו ואת זמננו מלעסוק בעיקר. כדי להתמודד עם הדילמות של עצמי החלטתי ליצור לעצמי מבנה להאצלת סמכויות – ואני רוצה לשתף אתכם בדרך שלי:

האצלה עוברת דרך הראש….

הצעד הראשון היה להתמודד עם התפיסות שלי. תהליך האצלת סמכויות צריך לעבור דרך שינוי תפיסה. שיניתי את הקונספט שלי ועברתי מתפיסה של ויתור ופרידה לתפיסה של גדילה ואפקטיביות: כאשר אני מאצילה סמכות לאחרים אני חושבת באפקטיביות. האצלה היא גדילה וצמיחה, היא פיתוח היכולת להרפות משליטה. יותר מכך, האצלה היא פעולה אצילה: כשאתה עושה זאת אתה מביע את האמון שאתה נותן באחר ומאפשר לאחרים לבטא את עצמם וליצור משמעות.

ואני – רציתי מאוד להיות ההגדרה הזו שנתתי להאצלה, להרגיש גדולה אצילה ולהיות יותר אפקטיבית….אז בחרתי בקונספט החדש שמסגרתי לעצמי ויצאתי לדרך.

שינוי תפיסה נוסף היה בוויתור על שלמות. בפסיכולוגיה קיים מושג The good enough mother" " המושג מגדיר אימהות אופטימלית, ביכולת לוותר על שלמות במיגון המשימות של נשים ואימהות. האם הטובה יודעת בדיוק מהי הרמה האופטימלית , והלא מושלמת שעליה לבטא בתפקידה כאמא. עיקרון  הgood enough  הנחה אותי גם בשינוי הגישה לגבי האצלת סמכויות. בשלב הראשון כדי להעביר לאחרים את שאנחנו בטוחים שרק אנחנו נוכל לעשות במושלמות, עלינו לקבל  שהדברים יכולים להתבצע כ enough good , ולוותר על המושלמות שלהם "כפי שאנו היינו עושים אותם". להפתעתנו לעיתים לא נדירות נימצא בהמשך  שמה שהגדרנו כ  good enoughמביא את אותה תוצאה או לחלופין  שהתוצאות שנקבל מאחרים תהינה טובות משלנו.

יעילות ואפקטיביות

 הצעד השני היה ניתוח אפשרויות ההאצלה האפשריות. צריך להבחין בין שני הדפוסים המרכזיים של האצלה. דפוס אחד הוא האצלת "תלך תביא" או האצלת "הנער השליח" – רמה זו של האצלה עדיין אינה ויתור או שחרור משליטה. שימו לב: גם אם אתם מתחילים מרמת "תלך תביא" אל תמעיטו בעצמיכם. אתם מתחילים לפעול בכיוון הנכון כדי לעבור את השלבים שיביאו אתכם לרמות הגבוהות של ההאצלה ולגדילה ולאפקטיביות שאתם רוצים להשיג.

לרמת הנער שליח יש שלוש אפשרויות מרכזיות הממוקדות בעיקר ביעילות ובהעברת סמכות לזמן :

1. אני אבדוק ואחליט מה יש לעשות  ואומר לך בדיוק מה לבצע
2. בדוק אתה את העניין, דווח לי, אני אחליט
3. בדוק, פרט לי אפשרויות לפעולה, המלץ אך פעל רק על פי אישור ממני.

הרמה השנייה של האצלה היא האצלה של אחריות – זוהי העברת אחריות לאנשים הממוקדת באפקטיביות. כאשר אתם מאצילים סמכות מרמה זו צלחתם את תהליך הוויתור והפרידה בהצלחה. גם לרמה זו שלוש אפשרויות מרכזיות לפעולה:

 בדוק, דווח על כוונת הפעולה שלך ופעל אלא אם אומר אחרת.

1. בדוק , פעל ודווח לי אחר כך.
2. בדוק ופעל. העניין תחת אחריותך המלאה.

השלב המעשי- 7 השאלות

עכשיו הגיע הזמן לבדוק את מה אני רוצה ויכולה להאציל ולמי?

להלן סדרת הפעולות שעשיתי על מנת לענות על השאלה ולהתחיל להאציל סמכויות

בתחילה עניתי על 7 שאלות:

1. מהן המטרות המרכזיות שלי ומהן התוצאות שאני מצפה להשיג?

2. אילו ממטרותיי אני משיגה בעצמי והיכן אני נעזרת כבר היום באחרים?

3.מהם התחומים ו/או הפעולות שאיני אוהבת לעשות?

4. מהם 2-3 התחומים עליהם איני מוכנה לוותר?

5. מהם התחומים ו/או הפעולות שאני עושה בעצמי שאותם יהיה הכי קל להאציל לאחרים באופן מידי?

6. מהם התחומים  (גם כאלה שמהנים אותי) בהם האנשים הזמינים לי היום מיומנים יותר ממני?

7. מהם התחומים ו/או הפעולות שלהם אני צריכה למצוא מועמדים מתאימים ולהכין ולאמן אותם על מנת להאציל להם? כמה זמן זה ידרוש?

לאחר שקיבלתי בהירות על 7 השאלות

• הכנתי רשימה של תחומים להם החלטתי למצוא את האדם אליו אוכל להאציל.
• הכנתי רשימה של אנשים פוטנציאלים אליהם אני יכולה להאציל או להעביר סמכות (באופן מידי או לאחר הכשרה).

מכאן אפשר להתחיל לפעול.

אקורד הסיום – אמון

הקושי הגדול בהאצלת סמכויות הוא האמון. אנחנו מאצילים סמכות לאנשים שאנחנו סומכים עליהם. לכן כאשר יש לכם רשימת מועמדים שאלו את עצמיכם באילו קריטריונים של אמון צריך האדם שאני מאציל לו לעמוד? התשובה לשאלה זו תאפשר לכם להחליט מאיזו רמה של האצלה תוכלו להתחיל לעבוד איתו. הרצוי הוא למצוא אנשים שרמת האמון שלנו בהם מושלמת. החיים  כידוע מתנהלים קצת אחרת. לכן, גם אם רמת האמון כרגע אינה מושלמת – אך יש אפשרות לבנות אותו ,אל תוותרו התחילו מרמה נמוכה יותר והשקיעו בבניית מערכת יחסי האמון.

בהצלחה!!!

כתובת טרקבק | RSS תגובות