אפר 08 2012

כנסים – איך ניצור אפקטיביות מקסימלית למישתתפים בכנס הבא- או איך נרתום את הידע שלנו על אפקטיביות מוחית ולמידה לארגון כנסים??

מאת: בשעה 10:48 am נושאים: ניהול החשיבה

תיבת הדוא"ל של "מתפוצצת " מהזמנות לכנסים. כנסים קצרים של חצי יום עד יום, ארוכים יותר של יומיים שלושה. בארץ, בחו"ל ובכל נושא ותחום אפשרי. כנסים שמארגנות חברות מסחריות , כנסים אקדמיים ,כנסים של קהילות עינין ועוד…

אני מקבלת הזמנות לכנסים בתשלום וכאלה שהם חינמיים. צורות שונות ומשונות למשוך אותי להירשם : ריבוי של  נושאים ודוברים שיהיו בכנס, שמות "סקסיים" להרצאות, ודובר או שניים מפורסמים במיוחד מהארץ או מחו"ל שמטרתם לתת למשתתפים הרגשה שהנה הם נוגעים ונפגשים באמת עם דמויות נערצות הנראות רחוקות כל כך ממני האדם הפשוט (עיקרון הסלבס). כולם מבטיחים שאקבל תמורה מלאה לאגרה: המרצים הטובים והמבוקשים ביותר, הנושאים החדשנים ביותר ,והחשיפה לכלים שהם המילה האחרונה……

 בפועל התמונה שונה. בשמונת החודשים האחרונים השתתפתי בשלושה עשר כנסים שונים ( כן כן! רק באחד הרגשתי שאני מקבלת תמורה מלאה וממצה לכספי וזמני במלואם. בשלושה כנסים נוספים נכחתי באופן מלא, הרגשתי ערך מסויים ואפילו הנאה ונשארתי עד הסוף. את התשעה הנותרים עזבתי בשלבים שונים של הכנס לאחר שהרגשתי תחושת החמצה: לעיתים היו אלה תכנים שטחיים, לעיתים הגשה מעייפת ולא מעניינת לעיתים עומס בלתי אפשרי  ועוד…

המתכון של ריבוי היוצר לעיתים קרובות חוסר מיצוי  שיטחיות או עומס יתר נובע מהדילמה של מארגני הכנס בין  הצורך החשוב והלגיטימי "למלא את המקומות" הדורש מציגים רבים מהוקצעים לבין חווית למידה אפקטיבית וממוקדת שדורשת משהו אחר.

למרבה הצער מארגנים רבים מתמקדים יותר ב"למלא מקומות" .

אז מה באמת קורה בשוק הכנסים? מה גורם לשטף הזה של כנסים וימי עיון? מה מניע אנשים להשתתף בהם? ויותר מכך: מה באמת צריך לעשות על מנת שהם יממשו את ההבטחה?

גשם של כנסים- מילוי של צורך קיים

קיים צורך גובר של אנשים להשתתף בכנסים. היום כאשר מרבית האינטראקציות עוברות למיתחם הווירטואלי , אנשים מוצאים את עצמם מנהלים חלק ניכר מחייהם ( הפרטיים וחיי עבודה) במרחבים וירטואליים בישיבה מול מחשבים ובניהול מערכות התקשורת שלהם דרך מתווכים כמו אי פד, איי פון וכו..).  לא כאן המקום למנות את היתרונות העצומים של הדרכים החדשות לחיות ולעבוד אך נראה שעל אף כל הפיתוחים הידידותיים והאינטואיטיביים ( פייסבוק ודומיו) המגע האנושי הראשוני של יד נוגעת ביד ועין פוגשת בעין הוא צורך בסיסי חלק מDNA  אנושי שאין לו תחליף. השאלה היא באיזו מידה באמת מספקים כנסים מענה לצורך זה? ובאיזו מידה מבינים מארגני הכנסים שגאן טמון מפתח מרכזי להצלחתם?

מניסיוני לאורך שנים של השתתפות בכנסים (כמשתתפת, כמרצה וכמארגנת)שתי תופעות בולטות חוזרות על עצמן במרביתם:

  1. בחלקו הראשון של הכנס (במושב הבוקר או ביום הראשון) מרבית המושבים מלאים. ככל שמתקדמים לחלקו השני של היום או ביום השני והשלישי לכנס, ניתן למצוא יותר אנשים מסתובבים באולמות ההתכנסות במסדרונות ובמזנונים ופינות הקפה מאשר באולמות המושבים.
  2.  בחלקו האחרון של הכנס בדרך כלל ביומו השני והשלישי של הכנס ובסוף היום בכנסים יומיים, אולמות המושבים נשארים כמעט ריקים. אצל רבים קיימת תחושה של עומס במידע ותכנים שלא הגיעו לכדי עיבוד ומיצוי ויותר מכך אנשים שהתחילו כבר לייצר  במהלך הכנס קשרים ראשוניים, רוצים לבסס אותם ומעדיפים את האינטראקציות הבין אישיות.

כדי ליצור שינוי , טוען דיויד רוק,יועץ העוסק בחיבור התהליכים המוחיים  לפרקטיקות  של ניהול ועבודה, יש להבין את מגבלות ואופן הפעולה של המוח בתהליכים של קליטה ועיבוד מידע,לבחון מחדש את התכנים ואופי האינטראקציות ולהתחיל ליצור מיקוד אמיתי במטרות המשותפות של באי הכנס. אין זה משנה אם אתה מגיע לכנס על מנת להרצות, לשמוע, למכור לקנות לחשוף  או ללמוד,  קיימות שתי מטרות משותפות לכל באי הכנסים :

 לקבל רעיונות ישומיים חדשים וליצור קשרים חדשים או לחזק קשרים וירטואליים.

למרבה הצער מרביתם של הכנסים מאורגנים עדיין במתכונת שאינה נותנת תשומת לב ראויה לצורך החברתי  כמטרה מרכזית מהצד האחד  ולאופן שמוחינו מעבד רעיונות ומידע חדש ולשינויים שחלו בתחום זה מהצד השני.

 זה הולך בערך כך: אני מגיעה רעננה במיוחד לכנס עם שם ודוברים מבטיחים מאוד.  עולה המרצה הראשון על הפודיום , פרופסור מלומד ומוערך , מוציא דף ומתחיל לקרוא מהדף מאמר שכתב. אני מנסה לדחוק את הכעס שעולה בי על ההגשה הלא מקצועית שאינה מכבדת  את הנוכחים,  ומתאמצת להקשיב קשב רב לדבריו החכמים, מצירה על כך שלא נשלחו אלי כמאמר לקריאה בדוא"ל. בסיום דבריו ( 45 דקות) לאחר דקה של שאלות, עולה המרצה השני- הפעם ד"ר מכובד וידוע שמאחוריו רקורד של כתיבת ספרים מרתקים, שאת חלקם קראתי. אני נושמת לרוחה- הוא אינו קורא מהדף.  כעבור דקותיים נחשפת בפננו המצגת המלווה את דבריו , מהמקום בו אני יושבת –קשה לראות את הכתוב: עומס החומרים וגודל האותיות אינם מאפשרים זאת. הוא מדבר על הדוגמאות והתיאוריות שבמצגת, מחלק את תשומת ליבו הויזואלית בין הכתוב במצגת ( איך הוא מצליח לקרוא?) לבין היושבים בשורה הראשונה. הנושא מרתק. היתי רוצה לנהל שיח על כמה מהדברים שנאמרו , אולם מסתבר שהכנס באיחור ובסיום דבריו ממהר לעלות הדובר השלישי, פרופסור מכובד בעל שם עולמי. הפעם זה שונה. במשך עשרים דקות אני מתמוגגת מהאופן בו הוא מציג את דבריו , בדרך מעניינת מרתקת , אינו ניצמד לטקסט כתוב ואפילו השקפים המלווים ברקע נראים מצוין. כעבור 20 דקות מסמנת לו מארגנת הכנס שהזמן הולך ואוזל. המרצה המכובד שמבין שלא יצליח "לכסות" במחצית השעה שנותרה לו את כל "החומר" שהכין, מתחיל לעבור על השקפים שהכין תוך שהוא קורא בפנינו את תוכנם- שוב החמצה. מושב הבוקר מסתיים בתחושת עייפות. בדממה אקדמית, כל אחד למחשבותיו,  לאחר מאמץ רב (ומיותר) שלך מיקוד תשומת הלב משתרכים המשתתפים לעבר פינת הקפה וההתרעננות – יש לנו 15 דקות להיתרענן, ליצור דיאלוגים אינטראקציות ואולי קשרים חדשים עד שהמארגנים ימריצו אותנו להיכנס סחזרה לאולם ההרצאות….

אין להסיק מהמקרה שתיארתי תובנות סטטיסטיות לגבי כל הכנסים ובכל זאת בואו כדאי ללמוד מה איך אפשר להפוך את הכנסים לטובים מעניינים ואפקטיביים יותר.

אז מה אפשר לעשות על מנת שהכנס שלכם באמת יממש את ההבטחה?

 רוק, מציע 4 עקרונות מעשיים  :

1.זכרו מהן המטרות המרכזיות המשותפות של באי הכנס: לקבל רעיונות מעשיים חדשים וליצור קשרים חדשים או לחזק קשרים וירטואליים. התמקדו בהן.

2. זכרו שהחלק החברתי הוא לב העינין. אל תניחו שתפקידכם ביצירת הפלטפורמה החברתית מסתיים בעצם  קיום כנס המפגיש אנשים. תכננו פעולות יזומות  שיאפשרו להם למצות את ה"קטע החברתי". תנו לאנשים יותר הזדמנויות להתחבר.

3. פחות זה יותר- עשו פחות אבל עשו זאת היטב. פחות דוברים, פחות נושאים, כבדו את היכולת הטבעית של אנשים לעכל מידע חדש באופן משמעותי. כנס ארוך יותר אינו בהכרח אפקטיבי יותר.

4. קחו בחשבון כמה מהעקרונות הבסיסיים המאפשרים למידה אפקטיבית(ישנם רבים אולם אתייחס כאן רק לבסיסיים והמרכזיים שבהם).

  • ·         עיבוד אפקטיבי  של ידע חדש דורש מהמשתתפים לעבד אותו באופן פעיל . הציגו מידע חדש, ולאחר מכן זמנו למישתתפים תרגיל קצר לבד בזוגות  או בקבוצות.
  • ·          כדי למקסם את ההבנה, המידע החדש צריך להיות מעובד באופן קונקרטי לגבי מציאות ומצבים ברורים: דברו עם המשתתפים. הציגו בפניהם ותנו להם להעלות רעיונות לגבי יישום הידע.
  • ·         צווארי בקבוק של עיבוד אפקטיבי של ידע נמצאים לרוב בחוסר בהירות: הרבו לשאול שאלות ואפשרו למשתתפים להעלות שאלות.
  • ·          אם נתייחס למושבים בני שעה וחצי, זכרו שרק שליש מהזמן צריך להתמקד בהצגה פורמאלית של מידע וידע והיתר יתמקד בתרגול , בדרכי היישום ובשאלות.  
  • ·         אני נוהגת  לעבוד במחזורים של 10-12 דקות להצגת המידע באופן פורמאלי ואז לעבור לתרגול יישום ושאלות .

 בהצלחה!

ולמרות הכל, אשמח אם תזמינו אותי  לכנס הבא שלכם!!

תגובה אחת

תגובה אחת לפוסט “כנסים – איך ניצור אפקטיביות מקסימלית למישתתפים בכנס הבא- או איך נרתום את הידע שלנו על אפקטיביות מוחית ולמידה לארגון כנסים??”

  1. סיגל שביטבתאריך 08 אפר 2012 בשעה 12:33 pm

    הי אורית
    אני מזדהה עם התחושה שלך החוויה שלי מהכנסים בהם השתתפתי דומה…בתקווה לכנסים יותר מאתגרים אנטלקטאלית וחברתית. סיגל

    [Reply]

כתובת טרקבק | RSS תגובות

השארת תגובות