אוק 12 2010

ניהול זמן ותיכנון טיפ מספר 1

שלום לכם,

לאופן בו אנו מנהלים את המשאבים שלנו יש הבטים תלויי תרבות והבטים תלויי אישיות. כולנו רוצים לנהל את משאבינו ( זמן, כסף ארגיה..) כך שנוכל להגיע בדרך האפקטיבית ביותר להשגת מטרותינו. הנושא הראשון שבחרתי לטפל בו הוא ניהול הזמן. בהמשך תוכלו לראות שכל המשאבים קשורים בעצם זה בזה וכאשר אנו מטפלים בניהול נכון במשאב הזמן אנחנו מטפלים בעצם גם במשאבים אחרים. תרבות עבודה אפקטיבית עוסקת במידה רבה בהתנהגויות בתפיסות ובהרגלים של ניהול המשאבים שלנו.

אני מאחלת לכם הנאה והצלחה במסע ליצירת חיים אפקטיביים יותר,

אורית בר

טיפ מספר 1- שחקו

זהו הטיפ הפותח של סדרת ניהול הזמן והתכנון. אני מקווה שהרעיונות שאעלה בפניכם יעזרו לכם כפי שהם עוזרים לי, ויעשו לכם "הבדל" משמעותי בחיים.הטיפים שיצרתי לעצמי ואני חולקת איתכם,הם תוצאה של התעמקות וקריאה בעבודות של טובי המומחים כמו סטיבן קוביי, פיטר דרוקר ורבים אחרים כמו גם מניסיוני האישי בעבודה עם אנשים ובחיי שלי. אני מניחה שחלק מהרעיונות ישמעו לכם מוכרים, אולם אין לי ספק שקיבוצם יחד יביא אתכם לרמה גבוהה יותר של מודעות. אם תיקחו ולו חלק מהרעיונות תיישמו ותתרגלו אותם באופן שיהפכו חלק משגרת חייכם, תגלו במהרה שמהלך חייכם משתנה בצורה חיובית.

איך תשתמשו בטיפים?

קראו את הדברים תרגלו אותם, התייחסו לכל המהלך הזה כמשחק, תהנו מההתנסות מחלו לעצמיכם כאשר אינכם מצליחים, ראו כל מהלך בין אם הוא מצליח או לא כהזדמנות למשהו חדש. החיים נעים כל הזמן קדימה ולכן אין טעם להתייחס אל הכל ברצינות רבה מידי. בתוך מהלך החיים הכללי שלכם ישנם רק מעט נושאים שאם לא תבצעו אותם במדויק יובילו באמת לאסון. במרבית התחומים והעשייה בחייכם קיים מרחב ביצוע המאפשר מקום לסטיה או טעות גם מבלי לסכן באמת את התוצאה (לעיתים ההבדל הוא בין טוב לטוב מאוד ולא תמיד חתירה אל הטוב מאוד מצדיקה את השקעת הזמן והמשאבים)

לכן, שיקלו היטב : מהם אותם דברים שלגביהם אינכם מוכנים או יכולים היתפשר על פחות ממצויין? לכל היתר היו סלחנים.

משחקיות בהגדרתה היא פעולה הנעשית מתוך רצון חופשי והנאה, ממוקדת בפעולה עצמה ולא רק בתוצאותיה, מתאפיינת בדרך כלל ברגשות חיוביים וחופש מלחצים.

אני יודעת שכל זה נישמע כפרדוכס: אני רוצה לעזור לכם לנהל טוב יותר את זמנכם וחייכם ולהקטין את כמות הטעויות וחוסר האפקטיביות ובה בעת אני קראת לכם להיות סלחנים לטעויות ולפעול באופן חופשי מלחצים…העניין הוא שדווקא פרדוכס זה הוא המפתח לכך שתוכלו להצליח טוב יותר. ככל שאנחנו משחררים את אחיזתינו במשהו הוא הופך להיות קל יותר להשגה…נסו למצות את המיטב ולהשתמש בזמנכם בתבונה ,ועם זאת רגע שחלף ממילא לא יחזור – מחלו עליו ועיברו הלאה נסו לנצל את שארית חייכם – טוב יותר.

לכן הטיפ הראשון שלי הוא: שחקו.

1.שימרו על רוח המשחק -שנו תפיסה והתחילו להתאמן בניהול זמנכם כפי שמתאמנים בכדורסל, כדורגל, או כל משחק אחר- משתדלים להצליח ולשפר יכולות אך מקפידים להישאר בתוך מסגרת משחקית ולשמור על רוח המשחק.

2. פעלו! שימו לב, איני קראת לכם  להיות פאסיביים ,"לשבת ביציע" ולצפות כיצד האחרים משחקים. אני קראת לכם להיות בפעולה- להקפיד להיות "על המגרש" – להיות בעשייה להתאמן ולבצע – אך לשמור על רוח המשחק.

3. קיבעו לכם פרקי זמן ברורים ( למשל אחת לשבוע) בהם תתבוננו ב"לוח התוצאות" ותיבחנו את ההצלחות שלכם. כאשר מקפידים "להיות במשחק" – הדברים קורים. אל תחכו בכל רגע לתוצאה. אם תהיו ממוקדים כל הזמן בלוח התוצאות , לא תוכלו להיות ממוקדים במשחק עצמו.

תגלו שכאשר אתם משחקים , אתם משחררים את אחיזתכם בדברים, הכל נעשה קל פשוט יותר  ואפשרי יותר ליישום.

לכל משחק יש מסגרת זמן

כאשר אני קראת לכם לשחק – אני מתכוונת לכך שתישמרו על רוח המשחק. לכל משחק לוח זמנים וחוקי ניהול זמן. כך גם במשחק החיים ללא מסגרת זמן קפדנית גם מטרה מאתגרת וברת השגה הופכת להיות מעורפלת מידי וחוסר מסגרת זמן שווה לאי התחייבות.

1. כאשר אתם רוצים להשיג מטרה ולבצע פעולות – הגדירו זמנים בצורה המדויקת ביותר ככל שתוכלו. הציבו לפעולות השונות יום, תאריך, שעת התחלה שעת סיום .

טעות נפוצה שהיא אחת המלכודות בניהול זמן היא הצבת זמן התחלה ללא זמן סיום. אנחנו מציבים זמן להתחלת פרויקט או פעולה – נידמה לנו שהנה אנחנו מנהלים את זמננו אך בהיעדר הגדרה ברורה של זמן סיום אנחנו מאבדים את השליטה על זמננו.

2. דייקו בשימוש בשפה. כאשר אתם רוצים לנהל את זמנכם היטב אתם צריכים לשנות את השפה בה אתם משתמשים בנוגע לזמן. יש להימנע מהגדרות לא מדויקות כמו "מהר ככל שניתן" "במשך היום" "בבוקר" "בעוד זמן מה" "כשאתפנה" "לאחר שאסיים את…". גם כאשר אתם מבקשים מאחרים לבצע מטלה אל תאמרו "הכן עבורי את הדוח במהירות האפשרית" במקום זאת הגדירו זמן מדויק – כך תוכלו לנהל טוב יותר את זמנכם שלכם ותימנעו מקונפליקטים מיותרים. כאשר אתם מתחייבים לבצע מטלה  אל תאמרו "אעשה זאת בהקדם" במקום זאת הקפידו להשתמש במספרים: ככל שתגיעו לרזולוציה גבוהה יותר בהגדרה של זמנים ושעות כך תגבירו את סיכוייכם לסיים מטלות לקדם את מטרותיכם ומשימותיכם :" ביום שלישי 12.10  בשעה 14:00" "  ביום רביעי 13.10 עד שעה 13:00 "  "במשך שעתיים מ13:00-15:00 " וכ"ד כאשר אתם בהירים מאוד בהגדרת זמנים אתם מגלים שיש לכם זמן רב יותר והספק גבוה יותר.

עכשיו, לאחר שעבדתם על שינוי גישה בנוגע לניהול הזמן תוכלו לעבור אל הטיפ השני בסדרה ואל "מאפשרי האפקטיביות שלכם " ובראש וראשונה הבוקר שלכם

 

 

 

עדיין אין תגובות

כתובת טרקבק | RSS תגובות

השארת תגובות