נוב 03 2010

טיפ מס 5- דילול משימות ואיך אנחנו מרמים את עצמנו?

לאחרונה השתתפתי בסמינר אינטרנטי קצר (webinar) של אנטוני רובינס, אחד ה"גורואים" בארה"ב שעוסק בין היתר באפקטיביות ויצירת תוצאות. בדרך כלל איני נוטה להשתתף בסמינרים כאלה, אבל הפעם הסמינר היה ללא תשלום והיה בו משהו שמשך אותי להקשיב. המרצה(הכריזמתי מאד) דיבר על הדרכים בהן אנחנו מרמים את עצמנו. כמי שמתעניינת מאוד בתהליכי חשיבה החלטתי להקדיש לכך את זמני. המסר המרכזי של הסמינר היה, שחלק נכבד מחוסר האפקטיביות שלנו נובע מכך שאנחנו מרמים את עצמינו וממציאים לעצמנו פעולות בלתי חשובות ולעיתים אפילו נותנים להן דרגת חשיבות גבוהה- רק כדי להתחמק ממה שחשוב באמת, שלעיתים הוא סזיפי או ניתפס כקשה אצלנו. כלומר, לכאורה אנחנו מאוד פעילים אך עושים זאת "בשדה הלא נכון".

לאחר הסמינר בחנתי את האופן בו אני פועלת לאורך יום העבודה שלי וגיליתי פעולות שאני ממציאה לעצמי על מנת להתחמק מהעבודה החשובה באמת – זו שבאמת תניב לי תוצאות.

בהשראת הדברים הכנתי לעצמי כרטיסיה (כבר אמרתי לכם שאני חובבת מושבעת של כרטיסיות), אותה תליתי באופן בולט מול עיני ליד המחשב שלי:

האם עכשיו אני ממציאה לעצמי פעולות כדי להתחמק מהעבודה החשובה באמת?

מה צריך לעשות?

בשיחות  עם אנשים על יישום עקרון הפרטו ועל צמצום ודילול משימות הם פותחים בדרך כלל את יומנם ומסבירים לי ש90% לפחות מהמשימות והמטלות אינן ניתנות לביטול- הם חייבים, ממש חייבים לבצע אותן.

כדי להקטין את מספר המשימות או לצמצם את הזמן הנדרש לביצוען יש 3 דרכים מרכזיות:

  1. לבטל אותן לחלוטין
  2. לשנות את האופן בו מבצעים אותן
  3. להעביר אותן למישהו אחר

שלושת הפרמטרים בהם אני משתמשת כדי לאתר מהן המשימות בהן יש לטפל הם:

  1. פעולות שאינן יצרניות – לכולנו יש בסדר היום פעולות שאין להם תכלית יצרנית ואת חלקן אנחנו אפילו ממציאים לעצמנו כדי להתחמק מהדברים החשובים (ולעיתים הפחות נוחים).
  2. פעולות שאינן יצרניות אך גם אינן מסבות לי הנאה או סיפוק – תסכימו איתי שצפייה בסרט אינה דווקא פעולה יצרנית אך היא מסיבה לי עונג רב – וגם לזה יש מקום (חשוב) בחיים.
  3. פעולות שיש להן תוצאה שלילית עבורי.למשל:הפסקות עבודה תכופות בהן אני רצה אל קופסת העוגיות….. או קריאה יומיומית של עיתון הבוקר …

כדי לחדד את הבחירות שלכם השתמשו בתרגיל הבא כאשר אתם מקדישים זמן לתכנון החודשי שלכם ( הכי חשוב בתכנון –זמן תכנון , כבר הזכרנו את זה) .

שאלו את עצמכם: אילו היו מכונים אקדח לראשי ומאלצים אותי להפסיק לעשות 3 מתוך כל 4 פעולות שאני נוהג לעשות על מה היתי מוותר?

הכינו רשימה של כל אותן פעולות ומשימות שהחלטתם לדלל והכניסו אותן לטבלה בת שלוש עמודות: 1. פעולות שיש לבטל לחלוטין, 2. פעולות שיש לשנות את האופן בו אני עושה זאת 3. פעולות שיש להעביר לביצוע למישהו אחר.

כעת אתם יכולים להתחיל לטפל בפריטים שבטבלה כדי לפנות את זמנכם להיות אפקטיביים יותר ולעסוק במה שחשוב ויצרני באמת.

איך עושים זאת? איך מעבירים למישהו אחר?אילו פעולות כדאי לשנות וכיצד?

על כך תוכלו לקרוא בטיפים הבאים

אשמח לקבל תגובות ושאלות.

אורית

4 תגובות

4 תגובות לפוסט “טיפ מס 5- דילול משימות ואיך אנחנו מרמים את עצמנו?”

  1. מנחם הדריבתאריך 05 דצמ 2010 בשעה 6:59 pm

    אורית שלום

    האם תוכלי לתת כמה דוגמאות מעשיות לדילול משימות, אולי כאלה שהוצגו

    בסמינר .דוגמאות עוזרות להבין יותר.

    מנחם הדרי

    [Reply]

  2. oritבתאריך 06 דצמ 2010 בשעה 8:34 am

    כל אחד נישאב לפעולות "מיותרות אחרות, הכל תלוי מה המשימה שהגדרת לעצמך ומהי המטרה המרכזית שאתה רוצה להשיג.. בגדול כל דבר שאתה עושה שאינו נימצא בהלימה עם המטרות והאתגרים של היום הספציפי .הוא הסחה בדרך כלל אנחנו בורחים מהפעולות הקשות והפחות נעימות לנו, או כאלו שלא ברור לנו איך לבצען. לגבות חוב מסויים,לנהל שיחת טלפון קשה עם מישהו, לסיים כתיבת דוח , במקום זה אתה מוצא את עצמך מתעסק עם סידור רשימות, מתחיל בקריאת מיילים שאינם קשורים למטלה המרכזית, עבודה על נושא אחר שאינו בסדר עדיפות כרגע וכד. הדוגמאות הכי בולטות שבדרך כלל היו משותפות למרבית האנשים היו: דילול מס הפעמים שאתם עונים למיילים, דילול בשיחות הטלפון , סידור ניירת ומיסמכים , יצירת רשימות , קריאת חומר לא רלוונטי למשימה , פתיחת טיפול בנושא חדש וכו…
    אשמח לקבל דוגמאות מחיי היוםיום שלכם.

    [Reply]

  3. רפי אהרןבתאריך 22 מרץ 2012 בשעה 9:53 am

    הי אורית
    תודה על הטיפ(ים) אך יש כאן בעיה מובנית. יש כאן רצון לשנות את טבע האדם ולא נראה לי שזה ניתן ברמה העקרונית. גם אן נעשה לו סדנה ונעבוד איתו על היומן ונראה לו אילו פעולות הוא יכול היה לשנות או לבטל ברגע שהסדנה תסתיים הוא\היא יחזור לסורו\ה.
    בניית סדר בעדיפויות בניהול זמן נובע ממשהו מאוד עמוק והיומן הוא רק סימפטום.
    רפי

    [Reply]

    אורית בר Reply:

    הסדרה כולה נוגעת בהבטים עמוקים של ניהול הזמן והחיים י כמו גם בטכניקות תומכות . הפוסט הנוכחי הוא סוג של טכניקה תומכת . כדי להגיע ממש לבסיס קבלת ההחלטות בניהול הזמן והחיים , אני מסכימה, טיפים לבד אינם מספיקים נידרש במקרים רבים תהליך אימון(עצמי או בעזרת איש מקצוע) מעמיק יותר.

    [Reply]

כתובת טרקבק | RSS תגובות

השארת תגובות