דצמ 21 2010

טיפ מס 12 – מנהלים נכון, מאצילים סמכויות

אחד התחומים שאנשים רבים מתקשים בהם, ומהווה נושא מרכזי בתכניות פיתוח מנהלים  אולם כשהם עושים זאת חייהם משתנים, הוא האצלת סמכויות.

בשנה האחרונה כשמצאתי את עצמי עם ריבוי משימות יוצא דופן, החלטתי שאני צריכה לעשות סדר בהאצלת הסמכויות שלי. על הפעולות הפשוטות שקשורות בניהול הפיזי של הבית והמשרד  כבר ויתרתי מזמן. עכשיו הגיע תורן של פעולות שאותן אני תופסת כליבת העשייה שלי: שיחות ופגישות עם לקוחות ושותפים, הקמת אתר חדש וטיפול באתרים, הנחיית מנחים,  הכנת ההרצאות והסדנאות, מצגות ודוחות ויותר מכך ההנחיה היעוץ  פיתוח התהליכים והכתיבה עצמה – את מה מכל אלה אני מוכנה להעביר לאחרים? אודה על האמת ברגע הראשון לא הייתי מוכנה לותר אף לא על אחד מהם. מצאתי את עצמי מתמודדת עם עצמי ועם היכולת שלי לשחרר.

האם אני מוכן/ה לקחת סיכון?

האצלת סמכויות היא תהליך שבו אנחנו לוקחים סיכון. כאשר אדם מחליט להאציל סמכות עליו להיות מוכן בלב שלם "לחיות עם התוצאות". למרות שאנו מודעים להקלה שתבוא אחר כך, לזמן שיתפנה שיאפשר לנו להתמקד באפקטיביות רבה יותר בדברים שנשאיר בסמכותנו,אנחנו מתקשים לעשות זאת. העניין הוא  בכך שעלינו לעבור תהליך של ויתור ופרידה כאשר אנחנו נותנים לאחרים לעשות דברים שאנו נוהגים לעשות. הויתור יכול להיות על כוח על שליטה על דרך או על שלמות. הפרידה יכולה להיות לעיתים ממשהו שאנחנו דווקא נהנים מעשייתו למרות שהוא מגביל אותנו ואת זמננו מלעסוק בעיקר. כדי להתמודד עם הדילמות של עצמי החלטתי ליצור לעצמי מבנה להאצלת סמכויות – ואני רוצה לשתף אתכם בדרך שלי:

האצלה עוברת דרך הראש.

הצעד הראשון היה להתמודד עם התפיסות שלי. כדי להאציל סמכויות צריך למסגר מחדש את התפיסות שלנו. שיניתי את הקונספט שלי ועברתי מתפיסה של ויתור ופרידה לתפיסה של גדילה ואפקטיביות: כאשר אני מאצילה סמכות לאחרים אני חושבת באפקטיביות. האצלה היא גדילה וצמיחה, היא פיתוח היכולת להרפות משליטה. יותר מכך, כך אמרתי לעצמי, האצלה היא פעולה אצילה: כשאתה עושה זאת אתה מביע את האמון שאתה נותן באחר ומאפשר לאחרים לבטא את עצמם וליצור משמעות.

ואני – רציתי מאוד להיות ההגדרה הזו שנתתי להאצלה. עבורי יש חשיבות להרגיש "גדולה" אצילה ולהיות יותר אפקטיבית….אז בחרתי בקונספט החדש שמסגרתי והתאים לתדמית שאני רוצה להיות בעיני עצמי , ויצאתי לדרך.

אם הקונספט שלי עובד עבורכם- תוכלו לאמץ אותו. אם לאו מיצאו לכם קונספט משלכם, הקשר להאצלה שעובד עבורכם  ואמצו אותו.

"שינוי תפיסה נוסף היה בוויתור על שלמות. בפסיכולוגיה קיים מושג The good enough mother" המושג מגדיר אימהות אופטימלית, ביכולת לוותר על שלמות במיגון המשימות של נשים ואימהות.  האם הטובה יודעת בדיוק מהי הרמה האופטימלית אך הלא מושלמת שעליה לבטא בתפקידה כאמא. עיקרון  הgood enough  הנחה אותי גם בשינוי הגישה לגבי האצלת סמכויות. בשלב הראשון כדי להעביר לאחרים את שאנחנו בטוחים שרק אנחנו נוכל לעשות במושלמות, עלינו לקבל  שהדברים יכולים להתבצע good enough  ולוותר על הדרך המושלמת "כפי שאנו היינו עושים זאת". להפתעתנו לעיתים לא נדירות נימצא בהמשך שמה שהגדרנו כ  good enoughמביא את אותה תוצאה או יותר מכך :התוצאות שנקבל מאחרים תהינה טובות משלנו.

יעילות ואפקטיביות

הצעד השני היה ניתוח הזדמנויות ההאצלה האפשריות. קימים שני דפוסים מרכזיים של האצלה. דפוס אחד ממוקד ביעילות הוא  של "תלך תביא" או  "הנער השליח" – רמה זו של העברת סמכות עדיין אינה ויתור או שחרור משליטה. שימו לב: גם אם אתם מתחילים מרמת "תלך תביא" אל תמעיטו בעצמיכם. אתם מתחילים לפעול בכיוון הנכון כדי לעבור את השלבים שיביאו אתכם לרמות הגבוהות של ההאצלה ולגדילה ולאפקטיביות שאתם רוצים להשיג.

לרמת הנער שליח יש שלוש אפשרויות מרכזיות הממוקדות בעיקר ביעילות בהעברת סמכות לזמן ובחלוקת הנטל  :

  1. אני אבדוק ואחליט מה יש לעשות  ואומר לך בדיוק מה לבצע
  2. בדוק אתה את העניין, דווח לי, אני אחליט
  3. בדוק, פרט לי אפשרויות לפעולה, המלץ אך פעל רק על פי אישור ממני.

הרמה השנייה של האצלה היא האצלה של אחריות – זוהי העברת אחריות לאנשים הממוקדת באפקטיביות ובהעברת הכוח . כאשר אתם מאצילים סמכות מרמה זו צלחתם את תהליך הוויתור והפרידה בהצלחה. גם לרמה זו שלוש אפשרויות מרכזיות לפעולה:

  1. בדוק, דווח על כוונת הפעולה שלך ופעל אלא אם אומר אחרת.
  2. בדוק , פעל ודווח לי אחר כך.
  3. בדוק ופעל. העניין תחת אחריותך המלאה.

השלב המעשי- 7 השאלות

הצעד השלישי היה בחינה של מה אני רוצה ויכולה להאציל ולמי?

להלן סדרת הפעולות שעשיתי על מנת לענות על השאלה ולהתחיל להאציל סמכויות

בתחילה עניתי על 7 שאלות:

1. מהן המטרות המרכזיות שלי ומהן התוצאות שאני מצפה להשיג?

2. אילו ממטרותיי אני משיגה בעצמי והיכן אני נעזרת כבר היום באחרים?

3.מהם התחומים ו/או הפעולות שאיני אוהבת לעשות?

4. מהם 2-3 התחומים עליהם איני מוכנה לוותר?

5. מהם התחומים ו/או הפעולות שאני עושה בעצמי שאותם יהיה הכי קל להאציל לאחרים באופן מידי?

6. מהם התחומים  (גם כאלה שמהנים אותי) בהם האנשים הזמינים לי היום מיומנים יותר ממני?

7. מהם התחומים ו/או הפעולות שלהם אני צריכה למצוא מועמדים מתאימים ולהכין ולאמן אותם על מנת להאציל להם? כמה זמן זה ידרוש?

לאחר שקיבלתי בהירות על 7 השאלות

  • הכנתי רשימה של תחומים להם החלטתי למצוא את האדם אליו אוכל להאציל.
  • הכנתי רשימה של אנשים פוטנציאלים אליהם אני יכולה להאציל או להעביר סמכות (באופן מידי או לאחר הכשרה).

לאחר סיום שלושת צעדי היסוד שתיארתי ניתן היה להתחיל ולהאציל את הסמכויות לתחומים ולאנשים שבחרתי.

תוצאות? אני עדיין עובדת על כך. יש תחומים בהם רשמתי לעצמי הצלחה וכאלה שאני עדיין מתלבטת לגביהם. מה שברור לי שכאשר אני עושה זאת חיי הופכים טובים יותר, אני ממצה את יכולותי טוב יותר ומאפשרת לעשות זאת גם לאחרים סביבי .

אקורד הסיום – אמון

המפתח המרכזי להאצלת סמכויות הוא האמון שאתה נותן באדם אליו אתה מאציל את הסמכות. לכן כאשר יש לכם רשימת מועמדים שאלו את עצמיכם באילו קריטריונים של אמון צריך האדם שאני מאציל לו לעמוד? התשובה לשאלה זו תאפשר לכם להחליט מאיזו רמה של האצלה תוכלו להתחיל לעבוד איתו.   הרצוי הוא למצוא אנשים שרמת האמון שלנו בהם מושלמת. החיים  כידוע מתנהלים קצת אחרת. לכן, גם אם רמת האמון כרגע אינה מושלמת – אך יש אפשרות לבנות אותו ,אל תוותרו התחילו מרמה נמוכה יותר והשקיעו בבניית מערכת יחסי האמון.

בהצלחה!!!

(עוד על האצלת סמכויות תוכלו לקרוא בטיפ מס 5 שנישלח אליכםן)

תגובה אחת

תגובה אחת לפוסט “טיפ מס 12 – מנהלים נכון, מאצילים סמכויות”

  1. מנחם הדריבתאריך 17 ינו 2011 בשעה 10:54 am

    אורית בוקר טוב

    האצלת סמכויות נראה מתאים לבעלי אופי מסוים, נראה מתאים

    גם לעבודה בארגון וגם לעבודה בבית,כולל שיתוף בני משפחה וילדים.גם לחברת נוער כגון הצופים.

    אני מעביר את הטיפ שלך לעובד איתי במשרד.

    מנחם

    [Reply]

כתובת טרקבק | RSS תגובות

השארת תגובות