נוב 29 2010
טיפ מס 9 – תעביר את זה הלאה….
פחות זה יותר. זהו אחד העקרונות החשובים בתכנון וניהול זמן. המשמעות המעשית הראשונה היא לדלל את כמות המשימות שלנו ככל שניתן.
כדי להבין את ההשפעה הקריטית של הפחתת המשימות על האפקטיביות שלנו בואו נצא לסיור קטן במוח שלנו:
המוח הוא מערכת המארגנת את עצמה. אחד העקרונות על פיו מתארגנת מפת המוח שלנו הוא עיקרון התחרות המיקומית. כאשר אנחנו מפסיקים להפעיל מיומנות מחשבתית מסוימת אנחנו לא רק שוכחים אותה אלא, השטח שלה במוח מתפנה והופך להיות נחלת מיומנות אחרת שאנו מפעילים. כלומר במוח מתקיימת תחרות על מקום. מצד אחד חשוב להפעיל ולתרגל את אותן מיומנויות שחשובות לנו ומצד שני ככל שנוותר על פעילויות אחרות שאינן חיוניות או שאיננו חייבים לבצען בעצמינו, נפנה מקום במוח לפיתוח הידע והיכולת בתחום החשוב לנו, נשתכלל ונגיע לרמות ביצוע גבוהות יותר. אחד המימצאים המענינים הוא שהתמחות והשתכללות יוצרת גם חסכנות בשימוש בתאי עצב של המוח ומשפרת את מהירות החשיבה. כשאנו מתחילים ללמוד לנהוג, דרושה לנו תשומת לב מרובה לכל תנועה ופעולה. במשך הזמן כאשר אנו מתמחים בנהיגה, היא הופכת לפעולה אוטומטית. אם היינו מתבוננים במפת המוח שלנו היינו יכולים לראות שככל שאנו הופכים לנהגים מיומנים יותר דורשת הפעלת מיומנות הנהיגה שלנו פחות שטח במוח, תאי העצב שהשתכללו יכולים לעבד מידע במהירות רבה יותר ואנחנו מבצעים את הפעולות טוב ומהר יותר ומפנים מקום במוח למשהו חדש.
קיימות שתי דרכים מרכזיות לדלל את המשימות שלנו, ויש לבצע זאת בשני שלבים:
שלב א-משימות שיש להפסיק לגמרי, או ליצור מנגנון פעולה חלופי טכנולוגי (למשל מענה אוטומטי להודעות דואר או מענה טלפוני אוטומטי).
שלב ב -להעביר ביצוע ואחריות על משימות לאחרים.
בנושא של משימות ופעולות שיש לבטל נגענו בטיפים קודמים. הכלל החשוב הוא: מה שאינו חשוב, חיוני או שאפשר להפסיק את עשייתו באמצעות שימוש בטכנולוגיה– הפסיקו לעשות ואל תבזבזו את זמנו של אף אחד אחר ואת כספיכם (כדי לשכור את שירותיו) כדי לעשות דברים אלה. כלומר לפני שאתם מעבירים משימות מסוימות למישהו אחר בדקו קודם כל את הצורך בעשייתן.
כדי לאפשר לעצמנו להשתכלל ולהיות מהירים יותר בנוגע לדברים החשובים ביותר, עלינו להשתדל להעביר לאחרים את כל יתר המשימות והפעולות, שחייבות להיעשות אך אינן מחייבות את הנוכחות או המעורבות הפעילה שלנו. שני הדברים שעלינו לעשות הם: להעביר אחריות ולהאציל סמכויות.
קיימים הבדלים בין שני המינוחים אליהם לא ניכנס בשלב זה. ברמה הבסיסית אפשר לעשות אבחנה בין העברת אחריות לביצוע ללא אחריות על קבלת ההחלטות,לבין האצלת סמכויות, שהיא פעולה אצילית באמת. בשני המקרים מדובר על סוג של ויתור על שליטה שעלינו לעשות אולם בהאצלת סמכויות עובר המאציל תהליך פסיכולוגי עמוק יותר בו הוא מוותר על מקור השליטה ומעביר גם את האחריות לקבלת ההחלטות ולא רק את הביצוע.
מה צריך לעשות?
- הכינו 3 רשימות: משימות בתחום האחריות והביצוע שלי, משימות בתחום הביצוע של אחרים, משימות שאני מאציל לאחרים.
- כעת הכינו שתי טבלאות: באחת תירשמו בעמודה אחת "משימות שבתחום הביצוע של אחרים" ובעמודה השניה תרשמו ליד כל משימה את שם המבצע, בטבלה השניה תרשמו בעמודה אחת" משימות שאני מאציל לאחרים" ובעמודה השניה את שם האחראי.
- התחילו להעביר משימות ואחריות
דוגמאות שכיחות למשימות עבודה שאנשים מעבירים הלאה: תיאום פגישות, מעקב אחר ביצוע החלטות, יצירת מסמכים משפטיים, עריכה ופרסום של הערות בדיונים ברשת, סקרים למינהם, ניהול תהליכי רכש, סינון קורות חיים, לענות על בקשות למידע, לחפש מוצר או שירות, כתיבה והגהות על טקסטים, ועוד…
כאשר אנחנו מעבירים לאחרים אחריות על הביצוע ומאצילים להם סמכויות, אנו הופכים את המוח שלנו לאפקטיבי יותר ומאפשרים לו לשכלל את החשיבה ואת המיומנויות הנוגעות לדברים החשובים באמת שאנו רוצים לבצע. אנחנו הופכים למקצועיים ואפקטיביים יותר- ויוצרים אפשרויות ליצירת חיים מספקים יותר..
יש לכם דוגמאות ורעיונות נוספים? אשמח לשמוע
.ו…..תעבירו את זה הלאה….
