ספט 10 2010

מתחילים מחדש ניהול זמן – חלק שני

מאת: בשעה 3:56 pm נושאים: פיתוח חשיבה,תכנון

עם  חלוף השנים נידמה לי שכל שנה  עוברת מהר יותר מקודמתה. ואכן,אין לך דבר כל כך לא מוחשי ויחד עם זה קשור כל כך לחיים הממשיים שלנו כמו זמן. לעיתים נידמה לנו ששעה אורכת נצח ובפעם אחרת נידמה כאילו לא הספקנו להניד עפעף והנה עברה חלפה לה שעה. האופי המיוחד של תפיסת הזמן כמשהו לא אחיד ומשתנה, תלוי כמובן בחווית המציאות שלנו כפי שהיא מעובדת אצלנו במוח הרגשי והקוגנטיבי.

חוסר אחידות זה הופך את המשימה של תכנון למשהו שהוא הרבה יותר מפעולה טכנית ואת ההתמודדות עם ניהול הזמן לפעולה מורכבת יותר, המכילה התמודדות עם תפיסות ותעתועי חשיבה. מורכבות זו דורשת ניתוח והתבוננות דרך פריזמות המאפשרות לנו לנתק את תחושת הזמן הסוביקטיבית  מההתרחשות במציאות. מניסיוני בעבודה עם אנשים על ניהול הזמן שלהם ראיתי שכאשר אני מבקשת מאנשים להעריך כמה זמן שבועי הם מקדישים לפעולות, נושאים ותפקידים בחייהם קיימת סטיה גדולה בין ההערכה שלהם לחייהם בפועל.

ברשימה הקודמת עסקנו בשני שלבי התשתית הראשונים של תכנון החיים וניהול הזמן והצעתי לכם לפתוח "מחברת תיכנון". בשלושת העמודים הראשונים של מחברת התכנון יופיעו רשימה של "נושאים פתוחים", רשימת "איכות החיים" ועמוד "המטרות והשאיפות שלי". אני ממליצה להכניס את המטרות לטבלה  על פי תחומי החיים המרכזיים שלכם למשל : משפחה, עבודה, התפתחות אישית ולימודים, כסף, בריאות ופנאי.

את העמוד הרביעי  של מחברת התיכנון נקדיש לתפקידי החיים שלכם.

שלב שלישי- הגדרת תפקידי חיים

כל אחד מאיתנו נושא בחייו גלריה של תפקידים, תוכן התפקיד, כמות הזמן שאנו מקדישים לביצועו והחשיבות שלו משתנים לאורך החיים. כך למשל שונה התפקיד "אמא" מאם לילדים צעירים, לאם לבני עשרה, או לילדים בצבא

כך שונה גם תפקידינו כילדים להורינו כשהם עדיין צעירים לתפקידינו כבנים/נות להורים מזדקנים.

בחרתי לייחד את ההתבוננות בתפקידי החיים שלנו כשלב ניפרד בתכנון, משום שזוהי זוית ראיה שאנשים נוטים להתעלם ממנה. בדרך כלל אנחנו מתכננים על בסיס הגדרת פעולות  שעלינו לבצע ובמקרה הטוב מתוך התבוננות על תחומי חיים ( בריאות, כסף וכו…) אך לא תמיד רואים  ההקשר לתפקידי החיים אותם אנו מגלמים. התוצאה לעיתים באה לידי ביטוי בתסכול ותחושה של חוסר מימוש בעיקר לגבי התפקידים המרכזיים בחיינו כמו תפקיד המשפחה, תפקיד העבודה או התפקיד החברתי. תסכול זה נובע מכך שתפקידי החיים שלנו מהווים חלק מרכזי בזהותנו ובתחושת הסיפוק שלנו  מעצמינו ומחיינו.כאשר אנחנו מנהלים את זמנינו באופן שאינו נותן ביטוי ראוי לתפקידי חיינו , אנו חשים תחושה של החמצה עד חוסר מימוש של  הזהות שלנו. לכן רגע לפני שאתם עוברים לחלוקת הזמן והשעות, זהו מהם 3-4 תפקידי החיים הבולטים שלכם וכיצד הם באים לידי ביטוי בתקופה זו של חייכם.

שלושת הפרמטרים שיעזרו לכם לזהות אותם הם:

תפקידים שלהם אתם מקדישים את הזמן הרב ביותר, כאלה שיש לכם מעורבות רגשית גבוהה ביותר וכאלה בהם יש לכם ידע רב ביותר.

הקדישו רגע של מחשבה לכל אחד מהתפקידים ומהן הפעולות המרכזיות שדורש מכם כל אחד מהם באופן שתחושו שביעות רצון סיפוק והנאה מקיומו בחייכם. דוגמאות לתפקידי חיים אפשריים: אמא, בת זוג, עובד- איש מקצוע, חבר/ה, בת ( לאם/אב), אחות, תלמיד/ה , מתנדב וכד,

שלב רביעי  – תרגיל 168

כעת לאחר התבוננות וניתוח של חייכם וצרכיכם  אתם יכולים לבצע  את תרגיל 168 .

שמו של התרגיל נגזר מ 168 השעות שיש בשבעה ימים. ראיה נכונה של המציאות  ותכנון נכון , עשויים להפוך כל יום ושבוע ליותר משמעותיים עבורנו ולהגביר את שביעות הרצון שלנו מחיינו.

1. התחילו מ"רשימת איכות החיים שלכם": רשמו כמה זמן שבועי תירצו להקדיש לכל פריט ברשימה. אל תשכחו להוסיף שינה ואכילה. בדקו כמה שעות נותרו בבנק השעות שלכם לעבודה ופעולות אחרות – תקנו בהתאם.

2. כעת עיברו לתפקידי החיים שלכם. הצליבו בין רשימת המטרות והנושאים הפתוחים לרשימת תפקידי החיים. האם אתם ממצים את התפקידים החשובים לכם?

3.  באופן זה תכננו שבוע אופייני והכניסו את כל הפעולות  שנדרשות מכם ושתירצו לעשות  על פי קדימויות ( לנושא הקדימויות תיוחד  בהמשך רשימה נפרדת) לתוך מסגרת של 168 השעות .

4. לאלה מכם שרוצים להיות באמת יסודיים אני ממליצה לעצור בשלב זה ולתעד במשך שבוע ימים את חייהם – שעה אחר שעה. התיעוד יחבר אתכם בצורה מדויקת ביותר למציאות שלכם. לכן למרות חוסר הרצון וההתנגדות שיש לרבים מכם מעצם הרעיון של הוספת מטלת התיעוד ( רק שבוע….) לחייכם העמוסים , בהתבוננות לאחור תגלו שזהו אחד התרגילים שיקדם אתכם לקראת מיצוי נכון של זמנכם.

5. עכשיו יש בידיכם שתי רשימות : רשימת התכנון ורשימת התיעוד. התבוננו במציאות המתועדת וברשימת ה 168 שלכם. זהו פערים, ראו מה אתם יכולים ללמוד מתיעוד המציאות.

6. התחילו להתאים את הרשימה שלכם  למציאות שאתם רוצים והיא אפשרית עבורכם.

7. זה הזמן להתחיל לעבוד מול לוח השנה. עכשיו תוכלו לגשת לתכנון העבודה והחיים שלכם התחילו להכניס פעולות לתכנון שבועי, חודשי ושנתי.

לסיכום העקרונות המרכזיים בתכנון וניהול זמן הם:

  • גישה חיובית ומאוזנת לתכנון
  • לחשוב "ולרוקן את המוח על הנייר"
  • ליצור מטרות בהירות בכתב לתחומי החיים השונים וסדרי עדיפויות
  • לודא מימוש של תפקידי החיים המרכזיים
  • לבחון פערים בין המציאות לאופן בה אנו תופסים אותה
  • להיתייחס בתכנון למשאב השעות השבועי של 168 שעות
  • להתחיל משמירה על איכות חיינו

ואחרון חביב….

הכי חשוב- זמן תכנון

הפעולה החשובה ביותר להצלחת ניהול הזמן שלכם היא הקצאת זמן מובחן בכל שבוע  לתכנון. "סגרו" ביומנכם שעתיים לפחות בכל שבוע ( אני מעדיפה את יום ראשון או חמישי) ופעם בחודש שלוש שעות. זמן תכנון מיועד להתבוננות בשבוע שחלף ,בתכנון  קדימה ובשינויים  והתאמות הנדרשים . זכרו  זהו המפתח לפרודוקטיביות שלכן. אנשים המקצים זמן איכותי לתכנון מצליחים לחסוך זמן רב בכל פעולה במציאות  ולהיות יותר אפקטיביים (שעה אחת של תכנון תוכל לחסוך לכם 4 שעות במציאות!!!).

תכננו במפורט חודש אחד קדימה. הכניסו אל תוך התכנון השנתי פעולות הנעשות אחת לחודש, לרבעון, לחצי שנה או אחת לשנה.

אני יודעת, הדברים אינם פשוטים. חלקכם ודאי ניסו, יש כאלה שמצליחים בכך ואחרים

רבים מרימים ידיים כבר בהתחלה. חלק מהאנשים טוענים שזה גוזל זמן רב מידי, חלקם אומרים שהם מפחדים לאבד את  הספונטניות. האמת היא : רוב האנשים לא רוצים לתכנן מאחר והם מפחדים שלא יעמדו בתכנון. הם חוששים מהרגע בו יצטרכו להביט לעצמם  בעיניים ולאמר – התחייבתי לעצמי ולא עמדתי בכך.

לטיפול בחשש  זה שלוש תשובות:

1.    קחו זאת כמשימה לצמיחה אישית והתחילו להתחייב לעצמיכם. זהו תהליך של התפתחות וצמיחה עצמית שיעשיר את חייכם .

2.    קחו הכל קצת פחות ברצינות. התייחסו לכל הדבר הזה שניקרא "החיים שלכם" ביתר משחקיות.  גם אם לא תעמדו בכל היתחיבויות התכנון מחלו לעצמיכם, היו סלחנים. המשחק הוא שלכם ואתם אלה שיכולים לקבוע את חוקי המשחק ולשנות אותם כרצונכם..

3.    תכנון הוא כמו שריר ולכן יש לתרגל אותו. נכון, תחילה תידרש מכם  יותר אנרגיה והרבה תשומת לב , אולם עם הזמן , לאחר שתהיו מתורגלים תהפוך פעולת התכנון וניהול הזמן שלכם לשגרה מבורכת שתשמור את חייכם ואתכם בפרודוקטיביות וחיוניות.

בהצלחה!




 


2 תגובות

2 תגובות לפוסט “מתחילים מחדש ניהול זמן – חלק שני”

  1. חננאל טחוברבתאריך 13 אפר 2011 בשעה 11:03 pm

    קראתי בענין מספר דברים באתר
    אשמח לקבל את 13 הטיפים לניהול זמן שזו בעייה רצינית אצלי

    תודה וחג שמח
    חננאל

    [Reply]

  2. בת-עמיבתאריך 19 פבר 2012 בשעה 12:17 am

    הי,
    תודה על הניתוח המעמיק ושיטת העבודה שפרשת.
    לקחתי מחברת והתחלתי…
    אשמח לקבל למייל את 13 הטיפים!
    מקווה לעדכן שהתהליך התחיל ומפיק תוצאות מיוחלות…
    כל- טוב!

    [Reply]

כתובת טרקבק | RSS תגובות

השארת תגובות