אוג 04 2012

אפקטיביות בניהול 6- ישיבות עבודה

כאשר אני עובדת עם מנהלים וארגונים על אפקטיביות, אחד הנושאים המרכזיים שעולים הוא ישיבות עבודה. ריבוי הישיבות והאיכות שלהן.

מהתבוננות ביומנים רבים של מנהלים בארגונים, נידמה שעיקר עבודתם היא "השתתפות בישיבות".

האם גם אתם מרגישים לעיתים שאתם עובדים "בישיבות"?

ישיבות הן כלי חשוב: בעולם מורכב ומשתנה הן מסייעות ליצור תיאום תחושת שותפות ולקבל החלטות בראיה רחבה.

העניין הוא שיותר מידי פגישות הן פגישות סטנדרטיות המתקיימות מכוח הביורוקרטיה והרוטינה ולא תמיד על בסיס צורך אמתי.

בעולם שבו מילת המפתח היא זריזות הופכות פגישות כאלו לגורם מעכב. אחת התוצאות של שמירה עיקשת על מתכונת הפגישות הסטנדרטיות היא השפעתן על תחושת הדחיפות ועל הזריזות הארגונית: " נדבר על זה בישיבה החודשית", " נעלה את זה על סדר היום בוועדה…." "יש זמן…. נדון על זה בישיבת ההנהלה…."

אין לטעות ישיבות הן כלי ניהולי, אולם כדי להפוך אותן לאפקטיביות באמת יש להשתמש בהן באופן מושכל.

מה עושים?

  • התבוננו ביומנים שלכם. בחנו את הישיבות שקבעתם והשאירו רק את הנחוצות באמת, כאלה שמניעות קדימה ואינן מעכבות את העבודה
  • זהו את אותם מקרים בהן ישיבה שנקבעה משמשת כמנגנון "לברוח" מהחלטה , או נובעת מאי בהירות. ופעלו במקום זאת מול הצורך האמיתי…
  • קצרו בשליש (לפחות..)את הזמן המוקצב לישיבות שתחליטו לקיים.
  • אך בעיקר, שקלו לבטל חלק גדול מהישיבות הקבועות, השאירו רק את אלה הדורשות באמת ומאפשרות התבוננות ממרחק של זמן ( אסטרטגיה, תכניות וכו..) ואותן קיבעו כישיבות עוגן ארגוניות.
  • רכשו כלים חדשים לניהול אפקטיבי של השיח והחשיבה בישיבות.
  • למדו את העובדים והמנהלים להתכונן לישיבה.
  • רכשו כלים לחשיבה מהירה ולניהול תהליכי חשיבה משותפים
  • הנהיגו תרבות חדשה של ישיבות קצרות מול צורך בזמן אמת.

חישבו על כל אותם דברים חשובים שתוכלו לקדם כאשר תפחיתו את כמות ואורך הישיבות בארגון:

יותר זמן מול הלקוח, יותר מנטורינג וחניכה, יותר זמן לנטוורקינג, יותר זמן  ללמידה ולפיתוח יוזמות חדשות.

עדיין אין תגובות

כתובת טרקבק | RSS תגובות

השארת תגובות