מרץ 27 2013

ניהול אפקטיבי 7- איך למנוע קונפליקטים ארגוניים ובין אישיים בדוא"ל.?

איך חיינו ללא הדוא"ל? לטוב ולרע..

כדי להגביר את הטוב ליקטתי עצות ועקרונות חשובים, משלי ומשל אחרים,  על מנת להפחית עומסים ולהימנע מקונפליקטים ארגוניים ובין אישיים :

  1. צמצום-הקפד/י להשתמש במספר מינימלי של מילים.
  2. מיקוד-הדגש/י את הנקודה המרכזית במייל, ובכל מקרה הקפד /ישאורך המייל לא יעלה על גודל המסך הנפתח. אם יש צורך לגלול כלפי מטה- המייל ארוך מידי.
  3. רגשות- הקפד/י לא לשלוח מייל העשוי ליצור תגובה רגשית אצל הזולת (כעס, עלבון, פחד וכו.), אלא אם זה מייל הנותן משוב חיובי טהור ויוצר תגובה רגשית חיובית( שביעות רצון, גאוה שמחה  וכו).
  •      בכל מקרה רצוי לדון בנושאים רגשיים, גם חיוביים, בטלפון או פנים אל פנים. במייל תוכלו לקבוע רק את הזמן והשעה.
  •       במידה ושברת את כלל מס 3, צור קשר עם הנמען בטלפון והתנצל על כך מיד.
  •       כאשר את/ה ניסער/ת וכותב/ת מייל תגובה שיש בו תגובות רגשיות. שמור/י אותו תחילה בתיקיית טיוטות, חזור/י אליו כעבור כמה שעות. בדרך כלל בשלב זה תבטל/י אותו ,או לחלופין תכתוב/י מייל עניני ולא פוגע.
  1. שורת הנושא-במידה וניתן לכתוב את כל המסר בשורת הנושא של המייל – עשה זאת . למשל: "תזכורת – מסירת החומר היום ב 17:00"
  2. קבצים אל תעביר קבצים ארוכים(חוברות וכו) לקריאה, אלא אם התבקשת מפורשות או לחלופין החומר חייב להגיע לנמען לצורך עבודתו. במידת האפשר שלח קובץ תקציר מנהלים שאינו עולה על עמוד עם שורות תחתונות ודגשים.
  3. רשימות תפוצה-לפני שאתה מעביר מייל לרשימת תפוצה, עצור/י: למי באמת חשוב לשלוח את המייל? הסר/י את כל האחרים.
  •     זכור/י מרבית התגובות שלך למייל שנישלח אלייך, כחלק מרשימת תפוצה, מיועדות לשולח בלבד- הקפד/י לשלוח רק אליו והסר את האחרים . למשל, כאשר מישהו בארגון מודיע על הצלחה בנושא מסוים, את ברכתך שלח/י רק אליו ולא לכל רשימת התפוצה אליה הופץ המייל.
  •      כאשר המייל שהפצת אינו מכוון ליצירת שיח קבוצתי, על מנת למנוע תשובות לכל רשימת התפוצה אליה אתה שולח, השתמש בפונקציה "הסתר" כאשר אתה שולח לרשימה.

שאלות שתוכלו לשאול את עצמיכם לטיוב תקשורת הדוא"ל:

  1. האם התכתבתי בעבר עם הנמען?
  2. האם הוא ענה לי? – במידה ולא שקול/י שנית שליחת המייל
  3.  בפניה למישהו שאינך מכיר/ה: אם זוהי פניה ראשונה ואתה בטוח שהמייל יתקבל בברכה ואינך מרגיש/ה צורך להתנצל על שליחתו- זה לא ספאם. אם את/ה צריך להתנצל על שליחתו – כנראה זהו ספאם.
  4. האם אני כועס? אם כן. עצור/י. חזור/י לכתיבת המיל בעוד זמן מה
  5. האם אפשר לקיים את השיחה טוב יותר באמצעות הטלפון?
  6. האם המייל מכיל פרטים שאיני רוצה שהתובע הכללי, הבוס שלי או התקשורת יראו? אם כן- מחק/י אותו.
  7. האם המייל מופיע באותיות שחורות ובגודל רגיל.
  8. האם פרטי ההתקשרות שלי מופיעים?
  9. האם השורה ""Please save the planet. Don't print this email  מופיעה? אם כן מחק/י את השורה והתמקד/י בזמן אחר במקצוע של שומר יערות או מחנך.
  10. האם ניתן לקצר את המייל?
  11. האם יש מישהו ברשימת התפוצה של המייל שניתן להסיר?
  12. האם באמת אילו שמקבלים אותו רוצים וצריכים אותו?
  13. האם צירפתי קבצים גדולים וכבדים? אם כן שקול/י להוריד אותם.
  14. האם הכרחי לצרף קובץ למייל? העדף/י הוספת לינק בגוף המייל.
  15. האם בניסוח המייל בטאתי רגשות או הוא מעורר רגשות שליליים? – אל תשלח/י.
  16. האם אני מעביר/ה מייל שמישהו אחר שלח אלי? אם כן, האם הוא יהיה מרוצה מההעברה כשיגלה?
  17. האם יש במיל ביטויים אודות דת מין או גזע? אם כן מחק/י אותו.
  18. אם היה עולה 25 אגורות לשלוח את המייל הזה- האם עדיין הייתי שולח אותו?

תגובה אחת

תגובה אחת לפוסט “ניהול אפקטיבי 7- איך למנוע קונפליקטים ארגוניים ובין אישיים בדוא"ל.?”

  1. ליאבתאריך 27 מרץ 2013 בשעה 6:33 pm

    תודה רבה אורית על הארגון היעיל והיפה של עצותייך .

    שוב תודה וחג שמח לך וליקירייך.
    ליא

    [Reply]

כתובת טרקבק | RSS תגובות

השארת תגובות