אפר 03 2011

ספר קטן לשינוי גדול

 

שנה חדשה בפתח ושוב אני מוצאת את עצמי מתבוננת על השנה שחלפה: מה עשיתי? כיצד התנהלו חיי ? מהם הדברים שרציתי להשיג והשגתי? מה עדיין נישאר בגדר שאיפה?

אני בודקת גם את איכות חיי: כמה זמן הקדשתי לפעילות גופנית, פנאי, תחביבים ומערכות יחסים? האם אני שביעת רצון ? מה ארצה לשמר והיכן אני רוצה לחולל שינוי בשנה החדשה? אני מקדישה להתבוננות ולחשיבה זו יום שלם שבסופו אני יוצאת עם מטווה לתכנון השנה החדשה.

לפני מספר שנים הרציתי  בפני קבוצה של נשים חרדיות אודות  תכנון וניהול זמן .עם סיום ההרצאה ניגשה אלי אחת הנשים הודתה לי בהתרגשות רבה, והגדירה את נושא ההרצאה כ"נעלה וחשוב במיוחד". שאלתי אותה לפשר התגובה הנירגשת. ציפיתי לשמוע על הקושי לתמרן בין עול של פרנסה לגידול עשרה ילדים, אולם היא הפתיעה אותי ואמרה : "החטא החמור ביותר על פי היהדות הוא בזבוז זמן – זהו הדבר היחיד בעולם שכאשר הוא עובר – הוא נעלם מן העולם לבלי שוב ולא ניתן לחזור עליו

תכנון הוא בראש וראשונה מיומנות חשיבה. כאשר בונים בית מתחילים  במלאכת התכנון רק לאחר מכן מתחילה פעולת הבניה עצמה. התוצר הסופי בעיקרו הוא פועל יוצא של תכנון: תחילתו בהליך חשיבה, המשכו על הנייר ולבסוף הביצוע. בדרך דומה אנחנו מתכננים פרויקטים חשובים, אירועים וכד. אז למה שלא נתייחס ל"פרויקט" הכי חשוב שלנו ,החיים שלנו ,כאל בניית בית?

המשאב המרכזי בתכנון החיים הוא כמובן זמן. לצידו נעשה שימוש במשאבים נוספים כמו יכולות, רצונות אנרגיה וכד. לרבים מאיתנו דרכים ושיטות לתכנון וניהול הזמן.

לכל אחד מאיתנו דרכים ושיטות לתכנון וניהול הזמן. ברשימה זו ובזו שאחריה אתאר  את הדרך שלי לתכנון ולניהול זמן, וכיצד אני נוהגת להתגבר על אותן מכשלות – הנמצאות בדרך כלל במוחינו ועשויות להכשיל אותנו בניהול חיינו  .

שלב ראשון : שינוי גישה

שאלו את עצמיכם:

כמה זמן בדיוק אתם מקדישים במהלך שבוע לעבודה?

כמה זמן בשבוע אתם מקדישים לשיחות עם חברים?

נסו לדייק ולאמר כמה זמן אתם מקדישים לצפייה בטלוויזיה? לעבודות הבית?

אם תרצו לדייק ( ואני מתכוונת ממש לדייק) תגלו שבעצם אינכם  באמת, יודעים.

אחד התחומים החלשים  אצל רובנו הוא תכנון. כשאני אומרת תכנון אינני מתכוונת לתכנית עבודה, שהיא פועל יוצא של תכנון ורובינו משתמשים בה בחיינו המקצועיים. תכנון קשור בראש וראשונה לפרודוקטיביות ואפקטיביות  ולדרגת החופש שלנו ועל כן צריך להתייחס למכלול החיים. הנושא של זמן מהווה את אחד הדברים שגורמים לרבים להיאנח. ההבדל המשמעותי בין אנשים שחשים שיש להם זמן "ללא מספיקים" הוא קודם כל בגישה לזמן. שינוי גישה היה הדבר הראשון ש"עבדתי" עליו כאשר התחלתי לעבוד על תכנון.

אחת הבעיות המרכזיות בהתייחסות שלנו לזמן היא בבעיה של דחיית החיים : כשהילדים יגדלו, אחרי החורף, לאחר שארוויח מספיק… יש לנו נטייה לחיות לקראת…. במקום לחיות את החיים. תכנון זמן הוא חשוב ביותר ותכנון חיים יעזור לנו להתנהל טוב יותר אבל אם נקדיש את חיינו כל הזמן להכנות לקראת… נפספס את עצם החיים. המפתח לניהול זמן נמצא קודם כל ביכולת שלנו לפתח גישה מאוזנת. ללמוד להקדיש זמן לתכנון אולם בה בעת להיות מוכוונים מאוד להווה לחיים המתרחשים כאן ועכשיו. מסתבר, שאנשים המקדישים זמן לתכנון איכותי מוצאים את עצמם פחות עסוקים ביום יום בתכנון ומצליחים על כן להפיק יותר ולחיות את החיים עצמם.

לכן, הפעולה הראשונה שיש לעשות היא לעבוד על הגישה שלנו,ולהתחיל להתייחס לזמן לא כמשהו מאיים ( אין לי זמן…. אני לא אספיק…. זה לא יקרה….אחרי שהילדים יגדלו…) אלא כדבר מאפשר-כמשאב וככזה יש לשאול  מה אני יכול/ה להפיק מהמשאב הזה?

טיפ קטן: אם אתם משתמשים ביומן-.מחברת, קנו יומן גדול המחולק לימים, ודאו שלכל יום יש עמוד גדול המאפשר לכם מרחב כתיבה רב.  אני גיליתי שהמעבר מיומן קטן לגדול יוצר אצלי תחושה שיש לי הרבה יותר זמן להרבה יותר דברים…. ( גם אם אתם עובדים עם יומן ממחושב העדיפו את הגרסא היומית על זו החודשית)

שלב שני  – תשתית לתכנון

כאשר מדברים על תכנון החיים האישיים, אנשים מתקשים לתכנן ברמות דיוק גבוהות ובדרך כלל מסתפקים במשהו מאוד כללי. אלא שיש לקחת בחשבון שככל שהתכנון מפורט ומדויק יותר הפרודוקטיביות  בחיינו עולה ב30 ולעיתים אפילו ב50 אחוז. אנשים מצליחים להגיע מהר יותר למטרותיהם, חשים יותר סיפוק ותחושה של יכולת אישית ואפקטיביות.

תכנון הוא כלי לחבר בין רצונות חלומות שאיפות – למציאות ולתוצאות.

לפני שניגשים למלאכת התכנון עצמה יש לבצע ארבע פעולות תשתיתיות:

  1. רישום: הכינו מחברת (או תיקיה במחשב ) וכיתבו עליה את הכותרת "תכנון ".  התהליך שאנו עוברים בין חשיבה לביצוע יהיה מהיר יותר מדויק ומכוון יותר אם נשתמש בהמללה – כלומר אם נאמר את הדברים ויותר מכך אם נעלה אותם על כתב. כאשר הופכים מחשבה למשפט הגוי או כתוב מתקיימות במוח מספר פעולות היוצרות  מהמחשבות משפט הגיוני וסדור. בדרך זו נוצרים בהירות ודיוק גבוהים יותר המכוונים אותנו לפעולה הנדרשת
  2. בהירות– כאשר ניגשים לתכנון יש להגיע בראש וראשונה לבהירות: מהן התוצאות אליהן אני רוצה להגיע? מהן המטרות השאיפות בתחומי החיים השונים? האם הן מתיישבות זו עם זו? אחת הסיבות שאנשים מסוימים מספיקים יותר בפחות זמן היא שיעדיהם ברורים להם לחלוטין. הקדישו את העמוד הראשון של מחברת התיכנון לרישום מטרותיכם המרכזיות לשנה הקרובה בתחומי החיים השונים . הכלל החשוב בהגדרת מטרות הוא לרשום אותן על גבי ניר ( או מחשב) . מחקרים בתחום מצביאים על כך שרק ל 3 אחוז מהאנשים יש מטרות כתובות וברורות ובדרך כלל אנשים אלה משיגים פי5  עד פי 10 מהמאחרים..
  3. נושאים פתוחים : שלב חשוב בתכנון הוא יצירת רשימה של נושאים פתוחים לעיתים על פי סיווג נושאי (על פי תחומי החיים או אחר)ולעיתים כרשימה כוללת. התכלית של יצירת הרשימה היא "לרוקן את המוח" ,לפנות אותו לחשיבה סדורה ולפרושאת כל הנושאים בפננו על הנייר
  4. איכות חיים– השלב הבא בתכנון צריך להתייחס לאיכות החיים שלנו ולתכנון ה Well being שלנו. לפני תכנון העבודה הכינו רשימה של כל אותם דברים המאפשרים לכם להיות במיטבכם: שינה, ספורט, תזונה, תחביבים, חברים . חשבו עליהם כמערך תומך המאפשר לכם לבצע את העבודה שתוביל אתכם להשגת מטרותיכם בצורה הטובה ביותר. נסו לדמיין כיצד יראו כל אלה בתכנון יומי, שבועי וחודשי. כאשר תבנו את התכנית שלכם תשתמשו ברשימה זו על מנת להבטיח את איכות חייכם.

לאחר שביצעתם את שני השלבים הראשונים תוכלו לעבור לשלב התכנון  המפורט עצמו ברמה שנתית, חודשית שבועית ויומית .

עם  חלוף השנים נידמה לי שכל שנה  עוברת מהר יותר מקודמתה. ואכן,אין לך דבר כל כך לא מוחשי ויחד עם זה קשור כל כך לחיים הממשיים שלנו כמו זמן. לעיתים נידמה לנו ששעה אורכת נצח ובפעם אחרת נידמה כאילו לא הספקנו להניד עפעף והנה עברה חלפה לה שעה. האופי המיוחד של תפיסת הזמן כמשהו לא אחיד ומשתנה, תלוי כמובן בחווית המציאות שלנו כפי שהיא מעובדת אצלנו במוח הרגשי והקוגנטיבי.

חוסר אחידות זה הופך את המשימה של תכנון למשהו שהוא הרבה יותר מפעולה טכנית ואת ההתמודדות עם ניהול הזמן לפעולה מורכבת יותר, המכילה התמודדות עם תפיסות ותעתועי חשיבה.  מורכבות זו דורשת ניתוח והתבוננות דרך פריזמות המאפשרות לנו לנתק את תחושת הזמן הסוביקטיבית  מההתרחשות במציאות. מניסיוני בעבודה עם אנשים על ניהול הזמן שלהם ראיתי שכאשר אני מבקשת מאנשים להעריך כמה זמן שבועי הם מקדישים לפעולות, נושאים ותפקידים בחייהם קיימת סטיה גדולה בין ההערכה שלהם לחייהם בפועל.

ברשימה הקודמת עסקנו בשני שלבי התשתית הראשונים של תכנון החיים וניהול הזמן והצעתי לכם לפתוח "מחברת תיכנון". בשלושת העמודים הראשונים של מחברת התכנון יופיעו רשימה של "נושאים פתוחים", רשימת "איכות החיים" ועמוד "המטרות והשאיפות שלי". אני ממליצה להכניס את המטרות לטבלה  על פי תחומי החיים המרכזיים שלכם למשל : משפחה, עבודה, התפתחות אישית ולימודים, כסף, בריאות ופנאי.

את העמוד הרביעי  של מחברת התיכנון נקדיש לתפקידי החיים שלכם.

שלב שלישי- הגדרת תפקידי חיים

כל אחד מאיתנו נושא בחייו גלריה של תפקידים, תוכן התפקיד, כמות הזמן שאנו מקדישים לביצועו והחשיבות שלו משתנים לאורך החיים. כך למשל שונה התפקיד "אמא" מאם לילדים צעירים, לאם לבני עשרה, או לילדים בצבא

כך שונה גם תפקידינו כילדים להורינו כשהם עדיין צעירים לתפקידינו כבנים/נות להורים מזדקנים.

בחרתי לייחד את ההתבוננות בתפקידי החיים שלנו כשלב ניפרד בתכנון, משום שזוהי זוית ראיה שאנשים נוטים להתעלם ממנה. בדרך כלל אנחנו מתכננים על בסיס הגדרת פעולות  שעלינו לבצע ובמקרה הטוב מתוך התבוננות על תחומי חיים ( בריאות, כסף וכו…) אך לא תמיד רואים  ההקשר לתפקידי החיים אותם אנו מגלמים. התוצאה לעיתים באה לידי ביטוי בתסכול ותחושה של חוסר מימוש בעיקר לגבי התפקידים המרכזיים בחיינו כמו תפקיד המשפחה, תפקיד העבודה או התפקיד החברתי. תסכול זה נובע מכך שתפקידי החיים שלנו מהווים חלק מרכזי בזהותנו ובתחושת הסיפוק שלנו  מעצמינו ומחיינו.כאשר אנחנו מנהלים את זמנינו באופן שאינו נותן ביטוי ראוי לתפקידי חיינו , אנו חשים תחושה של החמצה עד חוסר מימוש של  הזהות שלנו.  לכן רגע לפני שאתם עוברים לחלוקת הזמן והשעות , זהו מהם 3-4 תפקידי החיים הבולטים שלכם וכיצד הם באים לידי ביטוי בתקופה זו של חייכם.

שלושת הפרמטרים שיעזרו לכם לזהות אותם הם:

תפקידים שלהם אתם מקדישים את הזמן הרב ביותר,  כאלה שיש לכם מעורבות רגשית גבוהה ביותר וכאלה בהם יש לכם ידע רב ביותר.

הקדישו רגע של מחשבה לכל אחד מהתפקידים ומהן הפעולות המרכזיות שדורש מכם כל אחד מהם באופן שתחושו שביעות רצון סיפוק והנאה מקיומו בחייכם. דוגמאות לתפקידי חיים אפשריים: אמא, בת זוג, עובד- איש מקצוע, חבר/ה, בת ( לאם/אב), אחות, תלמיד/ה , מתנדב וכד,

 

שלב רביעי  – תרגיל 168

כעת לאחר התבוננות וניתוח של חייכם וצרכיכם  אתם יכולים לבצע  את תרגיל 168 .

שמו של התרגיל נגזר מ 168 השעות שיש בשבעה ימים. ראיה נכונה של המציאות  ותכנון נכון , עשויים להפוך כל יום ושבוע ליותר משמעותיים עבורנו ולהגביר את שביעות הרצון שלנו מחיינו.

1. התחילו מ"רשימת איכות החיים שלכם": רשמו כמה זמן שבועי תירצו להקדיש לכל פריט ברשימה. אל תשכחו להוסיף שינה ואכילה. בדקו כמה שעות נותרו בבנק השעות שלכם לעבודה ופעולות אחרות – תקנו בהתאם.

2. כעת עיברו לתפקידי החיים שלכם. הצליבו בין רשימת המטרות והנושאים הפתוחים לרשימת תפקידי החיים. האם אתם ממצים את התפקידים החשובים לכם?

3.  באופן זה תכננו שבוע אופייני והכניסו את כל הפעולות  שנדרשות מכם ושתירצו לעשות  על פי קדימויות ( לנושא הקדימויות תיוחד  בהמשך רשימה נפרדת) לתוך מסגרת של 168 השעות .

4. לאלה מכם שרוצים להיות באמת יסודיים אני ממליצה לעצור בשלב זה ולתעד במשך שבוע ימים את חייהם – שעה אחר שעה. התיעוד יחבר אתכם בצורה מדויקת ביותר למציאות שלכם. לכן למרות חוסר הרצון וההתנגדות שיש לרבים מכם מעצם הרעיון של הוספת מטלת התיעוד ( רק שבוע….) לחייכם העמוסים , בהתבוננות לאחור תגלו שזהו אחד התרגילים שיקדם אתכם לקראת מיצוי נכון של זמנכם.

5. עכשיו יש בידיכם שתי רשימות : רשימת התכנון ורשימת התיעוד. התבוננו במציאות המתועדת וברשימת ה 168 שלכם. זהו פערים, ראו מה אתם יכולים ללמוד מתיעוד המציאות.

6. התחילו להתאים את הרשימה שלכם  למציאות שאתם רוצים והיא אפשרית עבורכם.

7. זה הזמן להתחיל לעבוד מול לוח השנה. עכשיו תוכלו לגשת לתכנון העבודה והחיים שלכם התחילו להכניס פעולות לתכנון שבועי, חודשי ושנתי.

לסיכום העקרונות המרכזיים בתכנון וניהול זמן הם:

  • גישה חיובית ומאוזנת לתכנון
  • לחשוב "ולרוקן את המוח על הנייר"
  • ליצור מטרות בהירות בכתב לתחומי החיים השונים וסדרי עדיפויות
  • לודא מימוש של תפקידי החיים המרכזיים
  • לבחון פערים בין המציאות לאופן בה אנו תופסים אותה
  • להיתייחס בתכנון למשאב השעות השבועי של 168 שעות
  • להתחיל משמירה על איכות חיינו

ואחרון חביב….

הכי חשוב- זמן תכנון

הפעולה החשובה ביותר להצלחת ניהול הזמן שלכם היא הקצאת זמן מובחן בכל שבוע  לתכנון. "סגרו" ביומנכם שעתיים לפחות בכל שבוע ( אני מעדיפה את יום ראשון או חמישי) ופעם בחודש שלוש שעות. זמן תכנון מיועד להתבוננות בשבוע שחלף ,בתכנון  קדימה ובשינויים  והתאמות הנדרשים . זכרו  זהו המפתח לפרודוקטיביות שלכן. אנשים המקצים זמן איכותי לתכנון מצליחים לחסוך זמן רב בכל פעולה במציאות  ולהיות יותר אפקטיביים (שעה אחת של תכנון תוכל לחסוך לכם 4 שעות במציאות!!!).

תכננו במפורט חודש אחד קדימה. הכניסו אל תוך התכנון השנתי פעולות הנעשות אחת לחודש, לרבעון, לחצי שנה או אחת לשנה.

אני יודעת, הדברים אינם פשוטים. חלקכם ודאי ניסו, יש כאלה שמצליחים בכך ואחרים

רבים מרימים ידיים כבר בהתחלה. חלק מהאנשים טוענים שזה גוזל זמן רב מידי, חלקם אומרים שהם מפחדים לאבד את  הספונטניות. האמת היא : רוב האנשים לא רוצים לתכנן מאחר והם מפחדים שלא יעמדו בתכנון. הם חוששים מהרגע בו יצטרכו להביט לעצמם  בעיניים ולאמר – התחייבתי לעצמי ולא עמדתי בכך.

לטיפול בחשש  זה שלוש תשובות:

1.    קחו זאת כמשימה לצמיחה אישית והתחילו להתחייב לעצמיכם. זהו תהליך של התפתחות וצמיחה עצמית שיעשיר את חייכם .

2.    קחו הכל קצת פחות ברצינות. התייחסו לכל הדבר הזה שניקרא "החיים שלכם" ביתר משחקיות.  גם אם לא תעמדו בכל היתחיבויות התכנון מחלו לעצמיכם, היו סלחנים. המשחק הוא שלכם ואתם אלה שיכולים לקבוע את חוקי המשחק ולשנות אותם כרצונכם..

3.    תכנון הוא כמו שריר ולכן יש לתרגל אותו. נכון, תחילה תידרש מכם  יותר אנרגיה והרבה תשומת לב , אולם עם הזמן , לאחר שתהיו מתורגלים תהפוך פעולת התכנון וניהול הזמן שלכם לשגרה מבורכת שתשמור את חייכם ואתכם בפרודוקטיביות וחיוניות

עדיין אין תגובות

כתובת טרקבק | RSS תגובות

השארת תגובות